Gromadzona dokumentacja firmowa staje się z czasem coraz większym problemem. Długie okresy przechowywania powodują, że może brakować miejsca na wszystkie akta i pojawiają się problemy z odnalezieniem tych, których potrzebujesz. Sprawdź, co zrobić, aby ułatwić przechowywanie dokumentów. Czy warto skorzystać z usług zewnętrznego archiwum?
Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?
Porządkowanie i archiwizowanie dokumentacji jest rozbudowanym procesem, szczególnie jeżeli prowadzisz działalność na dużą skalę. Musisz pamiętać o kilku ważnych zasadach:
- Przepisy regulują kwestie związane z czasem przechowywania poszczególnych typów dokumentów. Wytyczne znajdują się w różnych regulacjach prawnych, w zależności od rodzaju gromadzonych akt, np. informacje o przechowywaniu papierów związanych z ZUS-em mieszczą się w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Z kolei terminy przechowywania dokumentów kadrowych można znaleźć w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Ważnym krokiem w kierunku sprawnego przechowywania zasobów jest ich wstępny podział na dokumenty kategorii A i kategorii B. Te pierwsze musisz przechowywać cały czas (wieczyście). Mogą to być materiały o trwałej wartości historycznej, naukowej czy administracyjnej. W przypadku tych drugich termin jest określony i wynika z różnych regulacji prawnych.
- Klasyfikowanie i indeksowanie dokumentów – to proces żmudny i konieczna jest regularność, jeśli chcesz usprawnić zarządzanie dokumentacją. To dzięki odpowiedniemu sklasyfikowaniu i opisaniu łatwo odnajdziesz dokumenty, których aktualnie potrzebujesz. Nie odkładaj tego na później, jeśli chcesz, aby w archiwum panował porządek. W tym zakresie wsparciem są firmy, takie jak Rhenus Office Systems Poland, które zapewniają profesjonalne rozwiązania pomagające w organizacji oraz elektronicznym zarządzaniu dokumentacją.
- Niszczenie dokumentów, które tego wymagają – to ważny etap zarządzania dokumentacją w każdej organizacji. Proces ten pozwala uwolnić miejsce na nowe zasoby, ale przede wszystkim zabezpiecza firmę przed ryzykiem wycieku poufnych danych i naruszenia przepisów prawa. Niszczenie musi odbywać się zgodnie z normami, dlatego warto ten proces również zlecić firmie zewnętrznej.
Pamiętaj, że musisz zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji. Obejmuje to ograniczenie dostępu oraz zabezpieczenie przed pożarem, zalaniem i innymi ryzykami. Nie musisz jednak obarczać tymi obowiązkami swoich pracowników. Firma Rhenus Office Systems Poland zajmie się obsługą dokumentów papierowych i elektronicznych. Dowiedz się więcej: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. Jak przebiega taka współpraca?
Przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum
Rhenus Office Systems Poland dostosowuje się do indywidualnych potrzeb klientów. Zapewnia wsparcie na każdym etapie zarządzania dokumentacją. Bez względu na to, czy dokumenty są już częściowo uporządkowane i skatalogowane, czy wymagają profesjonalnej organizacji od podstaw, eksperci Rhenus Office Systems Poland zajmą się całym procesem.
Firma oferuje również usługę porządkowania i profesjonalnej archiwizacji, którą szczegółowo opisano tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Obejmuje ona dokładne skatalogowanie, opisanie oraz oznaczenie dokumentów i ich spakowanie w pudła. Nadawane są im również daty ważności. Następnie Rhenus Office Systems Poland zajmuje się brakowaniem dokumentów i niszczeniem tych, które tego wymagają.
Dzięki pomocy profesjonalistów przechowywanie akt przestanie być czasochłonnym procesem – możesz się skupić na rozwijaniu działalności!