Stosy dokumentów piętrzące się na biurkach, zagubione akta, zbyt wiele osób zaangażowanych w ich poszukiwanie — czy Taki scenariusz jest Ci znany? Jeśli zarządzanie dokumentacją w Twojej firmie zaczyna wyglądać w ten sposób, jest to wyraźny znak, że pora to uporządkować. Co jeszcze może na to wskazywać? Oto pięć sygnałów, po których poznasz, że Twoja firma potrzebuje profesjonalnej archiwizacji dokumentów.
Kiedy warto skorzystać z usług firmy specjalizującej się w archiwizacji?
Masz problemy z zarządzaniem dokumentacją? To najwyższy czas, aby znaleźć partnera biznesowego, który przejmie od Ciebie obowiązki związane z prowadzeniem archiwum. Firmą, która zajmuje się tym profesjonalnie od ponad 20 lat, jest Rhenus Office Systems Poland (cały proces przybliżono tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/). Kiedy warto zlecić obsługę archiwum zewnętrznemu podmiotowi?
- Twoje archiwum zajmuje zbyt dużo miejsca — choć możesz się bardzo starać jak najefektywniej wykorzystać powierzchnię biurową, jej możliwości w pewnym momencie mogą przestać być wystarczające. Jeśli nie zareagujesz w porę początkowe uporządkowanie, zamieni się w chaos.
- Pracownicy nie radzą sobie z zarządzaniem dokumentami — dobrze zarządzane archiwum wymaga nie tylko powierzchni, ale także zespołu odpowiednio przygotowanego do zarządzania dokumentami. W przypadku dużych firm potrzebne są w tym celu nawet oddzielne etaty. Jeśli Twoi pracownicy nie mają zasobów (wiedzowych lub w czasowych), aby sprostać wyzwaniom, związanym z zarządzaniem archiwum, to powinien być dla Ciebie wyraźny sygnał. Być może warto rozważyć archiwizację zewnętrznej firmie.
- Nie kontrolujesz okresów przechowywania dokumentów — akta nie powinny znajdować się w archiwum ani zbyt krótko, ani zbyt długo. Jeśli w Twojej firmie przechowywane są więc dokumenty przedawnione, które już dawno powinny zostać zniszczone, jest to kolejny znak, że potrzebujesz profesjonalnego zarządzania archiwum.
- Twoja firma doświadczyła już wycieku danych, utraty bądź zniszczenia dokumentów — jeśli kiedykolwiek sytuacja taka miała miejsce, to bez profesjonalnie prowadzonego archiwum może dojść do niej po raz kolejny.
- Nie chcesz inwestować w profesjonalne niszczarki — profesjonalna archiwizacja to nie tylko przechowywanie dokumentów. To także ich niszczenie. Nie możesz jednak korzystać w tym celu z domowego sprzętu. Do niszczenia dokumentów zawierających dane wrażliwe, potrzebny jest taki, który gwarantuje skuteczną utylizację zgodną z normą ISO/IEC 21964. Szczegółowo określa ona m.in. powierzchnię ścinka i szerokość paska w przypadku różnego typu dokumentów. Niestety profesjonalny sprzęt, to sprzęt kosztowny. Zlecając niszczenie dokumentów zewnętrznej firmie, nie musisz martwić się o jego zakup, konserwację i wymianę.
Profesjonalne usługi archiwizacyjne
Oferta Rhenus Office Systems Poland, opisana na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/, to sposób na odciążenie pracowników i zwolnienie cennej przestrzeni biurowej. Dzięki temu możesz spokojnie skupić się na rozwoju działalności i masz pewność, że dokumenty są uporządkowane, przechowywane zgodnie z przepisami i zawsze łatwe do odnalezienia. Archiwizacja prowadzona przez specjalistów obejmuje m.in. klasyfikowanie, indeksowanie i zabezpieczanie akt. Takie rozwiązanie ogranicza ryzyko błędów i gwarantuje szybki dostęp do potrzebnych informacji.